X
Tipsa om den här sidan
Vilken e-postadress du vill skicka till?

Vem ska vi hälsa ifrån?

Inloggning Glömt lösenordet?

Problem och svåra situationer

Det finns många slags problem och många situationer som är svåra för en chef. Utbildning och erfarenhet kan reducera svårighetsgraden och hjälpa ledaren att analysera problemen. Därför kan dina lösningar och tips finnas på vilken sida som helst på KonsultAkademins sajt. Men det som de flesta ser som problem finns inom områdena tidsbrist, delaktighet, för hög arbetsbelastning och konflikter.

Som chef kan du aldrig bli färdig med dina uppgifter. Du kan bara sträva efter att hinna med det viktigaste. Därför måste du alltid ha tydliga prioriteter och fokus. Chefens uppgift är att ge medarbetarna bättre förutsättningar för att göra jobbet. Det innebär bl a att skapa en tydlig arbetsorganisation där deras ansvar, befogenheter och resultat är tydliga och hänger ihop på ett begripligt sätt så de klarar sin yrkesroll.

Det kräver att chefen skaffar sig underlag för att veta hur verksamheten fungerar och vilka mål som nås. Det kräver också tid för reflektion kring arbetsmetoder, medarbetares kompetens i sin yrkesroll och verksamhetens resultat. Den tiden måste skapas i almanackan och reflektionen kan både göras på egen hand eller tillsammans med medarbetarna. Egen uppföljning en timme i veckan är ett minimum.


Konflikter, stress och ledarskap

I teorin är det enkelt. En chef har ett ansvar enligt en tydligt definierad organisation där även befogenheter och resultat motsvarar ansvaret. I verkligheten störs denna tydliga bild av flera faktorer som var för sig eller tillsammans kan medverka till att en arbetsplats får konflikter, att medarbetare mobbas och att stressnivån ökar. Det här är några vanliga situationer och deras lösningar:

Otydliga yrkesroller för medarbetare

Vad jobbet egentligen går ut på, dvs hur särskilt svåra situationer och problem ska hanteras för att nå bästa resultat, är en kärnfråga. Finns det olika uppfattningar om yrkesrollen blir samarbete mellan kollegor svårt. Två kollegor kan ha varsin lösning på samma problem. Men lösningarna ger olika resultat. Om de tvingas samarbeta uppstår en konflikt som i värsta fall innebär att ingen lösning används. Det här elimineras genom dialoger kring vad jobbet går ut på. Dialoger i vilka tydliga exempel behandlas och principer för bästa lösning analyseras fram. Låt den årliga verksamhetskonferensen behandla vilket uppdrag ni har tillsammans och bästa lösningarna på svåra situationer. Följ upp den genomgången i det årliga medarbetarsamtalet. Fokusera inte bara på målen för nästa år, utan också på bästa metoder för att nå dem

Otydliga chefer

Det är lätt för en chef att tycka att många situationer har självklara svar på vad som ska göras och hur det ska uppnås. Men om medarbetare med samma yrkesroller inte är överens med varandra om inriktningen måste chefen engagera sig. Det finns två typer av otydliga chefer. Dels den som måste ha allting genomtänkt innan det finns ett svar. Det blir opraktiskt för medarbetare och därför uppstår i stället individuella lösningar eller informella sätt att arbeta som inte stämmer med riktlinjer och verksamhetsprocesser. Den andra typen av otydlig chef är den extremt resultatinriktade som ser alla lösningar som bra om de skapar kortsiktiga resultat. "Det är OK om det blir bra" är ingen bra ledarprincip. Den chefen kommer att ducka inför kärnfrågorna om bästa arbetsmetodik och att stimulera smartaste uthålliga lösning på ett problem. Det här elimineras genom att även chefen bestämmer sig för vilken yrkesroll chefsrollen är och vad den går ut på. Därefter tar bla sitt ledaransvar och slutligen startar aktiva dialoger kring kontinuerliga förbättringar i verksamheten.

Ingen eller oklar feedback

Feedback är ett stimulansmedel i ledarskapet och också i samspelet mellan kollegor. Feedback handlar bla om konsten att skilja på att konstatera vad som hänt och att därefter värdera vad det berodde på att det gick som det gick. Det är viktigt att ledare kan engagera sig i sakliga dialoger som reder ut vad som hänt i en svår situation och därefter värdera medarbetares insatser eller behov av metodutveckling eller IT-stöd. Ledarens sakliga engagemang i att reda ut förlopp bidrar till en lärande organisation. Bra feedback är mer än ryggdunk, det är främst att leda en saklig dialog som leder till lärande slutsatser för flera.

Ofullständig uppföljning av mål och aktiviteter

De flesta organisationer är bra på att formulera mål. Men dynamiken i målstyrning är hur uppföljningen går till. I uppföljande dialoger har ledaren möjlighet att skapa lärande, bättre förstå medarbetaren och få en bra dialog kring vad medarbetaren gör, vilka resultat det ger och vad medarbetaren kan göra av det som krävs . En bra och regelbunden uppföljning ger också medarbetaren chansen att bli sedd och bekräftat men också att ta upp problem i arbetsmiljö och arbetssituation.

Ohanterlig arbetsbelastning

Att arbetsbelastningen varierar under viss tid och ibland är för stor kan de flesta medarbetare hantera. Det är när hoppet att "komma ifatt" börjar försvinna som tankemönstret förändras. Vi känner alla igen otrevliga drag i vår egen stressbild. Vi blir mer "rakt på", dvs mindre trevliga, mer fokuserade enbart på ett konkret ärende, lättstörda, kortfattade och ibland aggressiva. En stressad arbetsorganisation får konflikter enbart av just denna orsak. Lösningen är att chefer skapar ljus i tunneln, dvs bekräftar att arbetsbelastningen är hög och försöker reducera den med extrapersonal eller effektivare arbetsmetoder. Ofta är beslutade omprioriteringar en bra tillfällig lösning som gör att medarbetare kan lägga fokus på vad som verkligen är viktigt och vänta med vissa andra ärenden. Chefen får inte bli den mest stressade, då ser han eller hon inte stressnivån på medarbetarna.

Stress-dialoger

Stress är en individuell upplevelse av att ha en omöjlig arbetssituation. Den känslan kan lätt sprida sig till kollegor och skapa ett klimat där arbetsfördelning, arbetsmetodik och brister i IT-stöd blir tunga och irriterande störningar. Stresstillståendet skapar också det sämsta tanketillståndet för problemlösning. Vi vare sig hinner eller orkar lösa komplicerade problem eller se övergripande sammanhang. Vi blir irriterade på dem som verkar vara svagpresterande kollegor. Det ger också en grogrund för mobbing där kollegor blir nedvärderade, utfrusna och förtalade. Lösningen är förstås att eliminera en orimligt hög arbetsbelastning som pågår under längre tid. Det blir särskilt viktigt att ha samtal med dem som verkar ha det svårt att hinna med och ge det individuella stöd som krävs. En del behöver hjälp med prioritering, en del tips om smartare arbetssätt och andra kan behöva stöd för att sätta tid på sin egen friskvård.


Konstruktivt synsätt på chefsrollen

Delaktighet
Många medarbetare vill vara delaktiga. Därför måste du tänka i verksamhetens vad-frågor och lämna hur-frågor och genomförande till medarbetarna. Chefen måste vara genomtänkt i vad som ska uppnås tillsammans och varför det är så. Men hur jobbet ska göras bör medarbetarna alltid bli bäst på. Därför krävs ödmjukhet inför hur-frågorna där delaktigheten måste vara omfattande.

För hög arbetsbelastning
Chefsjobbet får sällan ett naturligt slut - tankarna och idéerna kommer även på fritiden - och olösta problem tränger på. Därför måste chefen själv må bra utan onödig stress. Det är en basförutsättning för att kunna ha ett utvärderande perspektiv på sin verksamhet, sina medarbetare och sina kunder. Läs gärna mer om olika tanketillstånd.

Långa arbetsdagar är ibland nödvändiga, men det är viktigt med andra impulser och tankebanor.

Du måste därför ransonera din egen arbetsinsats till det allra viktigaste. Se dina kontakter med dina medarbetare som en chans att föra över kompetens till dem och göra dem mer självgående. Det kräver en kompetensbedömning av varje medarbetare och en överenskommen utvecklingsplan för var och en. I Gunnar Selins bok om coachande ledarskap lär du dig hur det kan göras. Om du dessutom gör en kartläggning av ditt tanke- och värderingsmönster får kan du öka effekten i ditt personliga ledarskap.

Konflikter
Har du konflikter inom ditt ansvarsområde har du ett problem som skapar motsättningar mellan medarbetare och funktionsområden, drar energi under möten och gör att vissa frågor aldrig kan diskuteras i gemensamma möten. Konflikter måste lösas. Ju tidigare desto bättre.

> Praktisk konfliktlösning

Många chefer kan finna lösningar på problem även inom dessa avsnitt:

> Personlig effektivitet

> Samtal och dialoger

> Chefsrollen

> Ledarskap


NYTT PÅ WEBBPLATSEN

Fler nyheter

Vill du ha vårt
e-brev Att leda?



Praktiska tips för ditt ledarskap, nya rön inom ledarutveckling, aktuella debattämnen mm. 
 
Anmälan




© KonsultAkademin i Norden AB, 2017